2.1 Termine organisieren (Terminfinder)

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In Online- und Blended-Learning-Szenarien ist eine gute Organisation von Veranstaltungen und Aktivitäten besonders wichtig. Digitale Tools erleichtern die Organisation und Abstimmung von Terminen.
<loop_area type="question">Wie kann man sich mit anderen Personen auf einen gemeinsamen Termin einigen?</loop_area>


== DFN Terminplaner ==
Beispielsweise für
<loop_area type="definition">Der DFN Terminplaner ist ein Terminplandienst, mit dem Termine in Gruppen einfach abgesprochen und koordiniert werden können. Dabei legt das Deutsche Forschungsnetzwerk, welches den Dienst entwickelt hat, besonderen Wert darauf, dass der DFN Terminplaner datenschutzkonform ist: die Datenübertragung erfolgt SSL-Verschlüsselt, es werden keine IP-Adressen gespeichert, eine Analyse oder Weitergabe der eingegebenen Daten findet nicht statt und die Daten werden nach Ablauf der Terminplanung automatisch gelöscht.</loop_area>
* gemeinsame synchrone Veranstaltungen, wie Webinare oder Besprechungen vor Ort
* Sprechstunden (bei denen jeweils nur eine Person einen Zeit-Slot buchen können soll)


Im Backend lässt sich die Umfrage im ersten Schritt so konfigurieren:
== Lösungsvorschlag ==
<loop_area type="summary">Bei wenigen Personen kann die Abstimmung mündlich (synchron), oder auch per E-Mail erfolgen. Schon bei kleineren Gruppen ab 4 oder mehr Personen lohnt sich bereits der Einsatz eines Tools (s.&nbsp;u.).</loop_area>


<loop_media type="click" title="DFN Terminplaner Backend" description="" copyright="" show_copyright="false" index="true" id="60e2f0c9dfd4a">TODO</loop_media>
=== Voraussetzungen ===
* Alle Abstimmenden haben Zugriff auf das gewählte Tool. Alternativ wird ein Tool ohne Zugangsbeschränkung gewählt.
* Alle Abstimmenden können über die Abstimmung und ihr Ergebnis benachrichtigt werden.


Nach dem "Speichern" können dann die Termine erfasst werden.
=== Ablauf ===
# Eine verantwortliche Person
## formuliert den Anlass des Termins,
## bestimmt die vermutete Zeitdauer für den Termin,
## identifiziert eine Reihe möglicher Zeit-Slots, und
## versendet diese (ggf. nach Konfiguration im gewählten Tool) an die Abstimmenden.
# Alle betroffenen oder interessierten Personen wählen die für sie möglichen Termine aus.
# Die verantwortliche Person legt den oder die finalen Termine aufgrund der Abstimmungsergebnisse fest.
# Alle Abstimmenden werden über das Ergebnis informiert.


Im Frontend sieht die Umfrage dann so aus:
<loop_area type="practice">Einige Tools erlauben als Antwort neben der Zu- oder Absage der vorgeschlagenen Termine auch die Abstimmung mit "wenn es sein muss". So können auch unter Umständen machbare Termine angegeben werden, gleichzeitig bleibt die Präferenz anderer Termine deutlich.</loop_area>


<loop_media type="click" title="DFN-Terminplaner Frontend" description="" copyright="" show_copyright="false" index="true" id="60e2f1061d583">Content</loop_media>
== Tools ==
* [[DFN Terminplaner]], alternativ auch [https://nuudel.digitalcourage.de/ nuudel] von Digitalcourage
* [[Doodle]]
* [[Terminplanung in Moodle]]


<loop_area type="practice"><loop_area type="notice">Insbesondere wenn Sie mit Ihren Studierenden Termine abstimmen möchten und dabei der Datenschutz besonders wichtig ist, empfiehlt sich die Verwendung von DFN Terminplaner.</loop_area></loop_area>
<!--
 
== Weitere Links zu diesem Szenario ==
<loop_area type="websource">Eine Umfrage können Sie hier starten: [https://terminplaner4.dfn.de/ DFN-Terminplaner]. Sie müssen sich hierzu nicht registrieren. Sie können eine einmal gestartete Umfrage nicht mehr ändern.</loop_area>
<loop_area type="websource">n.&nbsp;a.</loop_area>
 
-->
== Doodle ==
<loop_index id="634fdde86bebb">Terminfinder</loop_index>
 
<loop_area type="definition">Doodle ist ein Planungstool, mit dem Termine in Gruppen einfach abgesprochen und koordiniert werden können. Durch zusätzliche Funktionen können die Umfragen personalisiert, exportiert, mit einem Ablaufdatum versehen werden etc.</loop_area>

Aktuelle Version vom 19. Oktober 2022, 12:22 Uhr

Frage

Wie kann man sich mit anderen Personen auf einen gemeinsamen Termin einigen?

Beispielsweise für

  • gemeinsame synchrone Veranstaltungen, wie Webinare oder Besprechungen vor Ort
  • Sprechstunden (bei denen jeweils nur eine Person einen Zeit-Slot buchen können soll)

Lösungsvorschlag

Zusammen­fassung

Bei wenigen Personen kann die Abstimmung mündlich (synchron), oder auch per E-Mail erfolgen. Schon bei kleineren Gruppen ab 4 oder mehr Personen lohnt sich bereits der Einsatz eines Tools (s. u.).

Voraussetzungen

  • Alle Abstimmenden haben Zugriff auf das gewählte Tool. Alternativ wird ein Tool ohne Zugangsbeschränkung gewählt.
  • Alle Abstimmenden können über die Abstimmung und ihr Ergebnis benachrichtigt werden.

Ablauf

  1. Eine verantwortliche Person
    1. formuliert den Anlass des Termins,
    2. bestimmt die vermutete Zeitdauer für den Termin,
    3. identifiziert eine Reihe möglicher Zeit-Slots, und
    4. versendet diese (ggf. nach Konfiguration im gewählten Tool) an die Abstimmenden.
  2. Alle betroffenen oder interessierten Personen wählen die für sie möglichen Termine aus.
  3. Die verantwortliche Person legt den oder die finalen Termine aufgrund der Abstimmungsergebnisse fest.
  4. Alle Abstimmenden werden über das Ergebnis informiert.
Aus der Praxis

Einige Tools erlauben als Antwort neben der Zu- oder Absage der vorgeschlagenen Termine auch die Abstimmung mit "wenn es sein muss". So können auch unter Umständen machbare Termine angegeben werden, gleichzeitig bleibt die Präferenz anderer Termine deutlich.

Tools

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