Termine organisieren (Terminfinder)

Frage

Wie kann man sich mit anderen Personen auf einen gemeinsamen Termin einigen?

Beispielsweise für

• gemeinsame synchrone Veranstaltungen, wie Webinare oder Besprechungen vor Ort
• Sprechstunden (bei denen jeweils nur eine Person einen Zeit-Slot buchen können soll)

Lösungsvorschlag

Zusammen­fassung

Bei wenigen Personen kann die Abstimmung mündlich (synchron), oder auch per E-Mail erfolgen. Schon bei kleineren Gruppen ab 4 oder mehr Personen lohnt sich bereits der Einsatz eines Tools (s. u.).

Voraussetzungen

• Alle Abstimmenden haben Zugriff auf das gewählte Tool. Alternativ wird ein Tool ohne Zugangsbeschränkung gewählt.
• Alle Abstimmenden können über die Abstimmung und ihr Ergebnis benachrichtigt werden.

Ablauf

1. Eine verantwortliche Person
   1. formuliert den Anlass des Termins,
   2. bestimmt die vermutete Zeitdauer für den Termin,
   3. identifiziert eine Reihe möglicher Zeit-Slots, und
   4. versendet diese (ggf. nach Konfiguration im gewählten Tool) an die Abstimmenden.
2. Alle betroffenen oder interessierten Personen wählen die für sie möglichen Termine aus.
3. Die verantwortliche Person legt den oder die finalen Termine aufgrund der Abstimmungsergebnisse fest.
4. Alle Abstimmenden werden über das Ergebnis informiert.

Aus der Praxis

Einige Tools erlauben als Antwort neben der Zu- oder Absage der vorgeschlagenen Termine auch die Abstimmung mit "wenn es sein muss". So können auch unter Umständen machbare Termine angegeben werden, gleichzeitig bleibt die Präferenz anderer Termine deutlich.

Tools

• DFN Terminplaner, alternativ auch nuudel von Digitalcourage
• Doodle
• Terminplanung in Moodle