Frage
Wie kann man sich mit anderen Personen auf einen gemeinsamen Termin einigen?
Beispielsweise für
- gemeinsame synchrone Veranstaltungen, wie Webinare oder Besprechungen vor Ort
- Sprechstunden (bei denen jeweils nur eine Person einen Zeit-Slot buchen können soll)
Lösungsvorschlag
Zusammenfassung
Bei wenigen Personen kann die Abstimmung mündlich (synchron), oder auch per E-Mail erfolgen. Schon bei kleineren Gruppen ab 4 oder mehr Personen lohnt sich bereits der Einsatz eines Tools (s. u.).
Voraussetzungen
- Alle Abstimmenden haben Zugriff auf das gewählte Tool. Alternativ wird ein Tool ohne Zugangsbeschränkung gewählt.
- Alle Abstimmenden können über die Abstimmung und ihr Ergebnis benachrichtigt werden.
Ablauf
- Eine verantwortliche Person
- formuliert den Anlass des Termins,
- bestimmt die vermutete Zeitdauer für den Termin,
- identifiziert eine Reihe möglicher Zeit-Slots, und
- versendet diese (ggf. nach Konfiguration im gewählten Tool) an die Abstimmenden.
- Alle betroffenen oder interessierten Personen wählen die für sie möglichen Termine aus.
- Die verantwortliche Person legt den oder die finalen Termine aufgrund der Abstimmungsergebnisse fest.
- Alle Abstimmenden werden über das Ergebnis informiert.
Aus der Praxis
Einige Tools erlauben als Antwort neben der Zu- oder Absage der vorgeschlagenen Termine auch die Abstimmung mit "wenn es sein muss". So können auch unter Umständen machbare Termine angegeben werden, gleichzeitig bleibt die Präferenz anderer Termine deutlich.
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